محتويات المقال
موظف الاستقبال في مؤتمر كبير لا يستطيع البقاء خلف المكتب طوال الوقت — يتنقل، يُرافق، يُساعد. تطبيق الجوال يجعله قادرًا على إدارة الزوار من أي مكان داخل المنشأة.
لماذا تطبيق جوال للاستقبال؟
- مرونة التنقل: مسح QR الزائر من أي نقطة داخل المبنى — لا ارتباط بمكتب.
- الاستجابة الفورية: الإشعارات تصل للجوال فورًا — دون الحاجة للنظر في الشاشة الرئيسية.
- إدارة الطوارئ: في حالة إخلاء، التطبيق يُظهر قائمة من في المبنى فورًا.
- الكفاءة في الفعاليات: فريق استقبال متعدد الأفراد يعمل متزامنًا من أجهزتهم المختلفة.
الميزات الأساسية في تطبيق الاستقبال
ميزة 01
مسح QR بالكاميرا
تسجيل دخول الزائر بمسح QR من كاميرا الجوال — نفس وظيفة الكشك بدون أجهزة إضافية.
ميزة 02
البحث السريع
بحث باسم الزائر أو رقم الهوية — معرفة إذا كان مُسجَّلًا مسبقًا في ثوانٍ.
ميزة 03
تسجيل Walk-in
إضافة زائر بدون موعد من الجوال — نموذج مُبسَّط بالحقول الضرورية فقط.
ميزة 04
لوحة من في المبنى
قائمة لحظية بجميع الزوار الموجودين حاليًا — للطوارئ أو الاستفسارات.
تطبيق المضيف: كيف يتفاعل مع زياراته؟
المضيف (الموظف الذي يستقبل الزوار) يملك صلاحيات أبسط في التطبيق:
- إشعار وصول الزائر: تنبيه فوري بمجرد دخول زائره للمبنى.
- الموافقة على الدخول: في الزيارات التي تتطلب موافقة — زر "موافق" بنقرة واحدة.
- إنشاء زيارة جديدة: إرسال دعوة QR لزائر قادم من الجوال مباشرةً.
- إلغاء زيارة: إلغاء دعوة أُرسلت بالخطأ — QR الزائر يُلغى تلقائيًا.
الإدارة الطارئة من الجوال
زر الطوارئ: قائمة الإخلاء الفورية
في حالة إخلاء طارئ، مسؤول الأمن يفتح التطبيق ويضغط "وضع الطوارئ" — يحصل فورًا على قائمة بكل زائر في المبنى مع موقعه الأخير المُسجَّل. هذه القائمة يُمكن مشاركتها مع فرق الطوارئ في ثوانٍ.
العمل بدون إنترنت
نظام الزوار الجيد يدعم وضع Offline في التطبيق:
- البيانات المُخزَّنة مسبقًا (الزوار المتوقعون، القوائم السوداء) تعمل بدون إنترنت.
- تسجيل الدخول يعمل محليًا — تُزامَن البيانات تلقائيًا عند عودة الاتصال.
- وضع الطوارئ يعمل دائمًا لأن بيانات من في المبنى مُخزَّنة محليًا.
تطبيق حَصين للاستقبال: iOS وAndroid
كل وظائف الاستقبال والمضيف في تطبيق واحد — مسح QR، إشعارات، طوارئ.